哪一 方面的 信息化?
对于中小企业来说,首先需要了解信息化如何帮助企业优化管理。信息化内容非常宽泛,涉及企业的方方面面,联想投入了众多的时间和金钱也只完成了信息化进程的几个方面,还需要持续不断的投入,那么中小企业在进行信息化建设时应该重点考虑哪些方面呢?
信息化是为了解决企业存在的问题,解决企业的主要矛盾。为了有效提升企业效益,中小企业信息化应从关系到企业效益的关键点入手,应着重考虑以下四个方面。
企业内控与信息集成
企业内控强调的是对物流过程的财务控制,而非结果的控制。传统情况下,虽然很多企业实现了财务电算化,但是这种财务管理是对物流结果的管理。往往在物流工作结束之后,单据才能被提交财务做账,这样势必耽误时间。因为各部门之间记台账的时间和粗细程度的不同,而导致部门之间说不清业务过程和细节,通常要到下个月上旬财务结账后才能反映出本月的汇总问题,而反映出的问题往往也是混淆的、置后的,并不是及时准确的。这会导致内部投机和客户结账问题。
某彩电生产企业在1998年的分公司审计过程中,发现一张单据有问题,单据的财务数据是“批发180台彩电”,而实际上是由若干单零售组成的,这中间就存在批发与零售的差价问题。该公司的案例说明财务得到的物流结果单据有可能是经过人为加工的。不论是否使用计算机,对结果的控制都不能保证数据的准确性。
缺乏对物流过程的管理使企业内部,销售、仓储、财务、采购之间不能一一对应,还可能造成企业与客户间的业务往来(发票、发货、收款及合同的执行等)不能一一对应,影响结算。
某电器公司的业务员去商场催款,他请商场经理吃饭,酒足饭饱之后,业务员掏出一张账单说“贵商场还欠我们48万元的货款,希望……”,商场经理边剔牙边从口袋里拿出一张白条,“这事好办,你看,这是你前任给我的欠条”,接着又拿出一张,“这是你前任的前任给我的欠条。以前你们的货出了问题,退回去了,却一直没有换回来,要结账可以,两张欠条共计52万元,你们给我补4万元的货就行了。”这位业务员自然是要不回这笔账了。因为缺乏过程控制,本来就与客户对不清账,再加上人员变动后,信息进一步遗失,对账和结账也就更难了。
对结果的管控容易使企业内部滋生投机现象。某电器企业在行业全面价格战中,多次实行降价策略,在每次降价过程中都要给经销商进行降价补贴(也就是所谓的价保),因为不能及时了解经销商的库存,补贴额超过实际库存,造成巨大亏损。
这些现象的根源就在于各部门业务之间没有建立起基于业务流程业务过程的信息集成和共享机制,体现在信息化方面就是“信息孤岛”。很多企业已经实施了信息化,包括财务、销售、库存、制造等方面,但是如果这些信息化只是服务于各个单位各个部门,它们之间没有直接联系,相当于只是把以前手工的工作和现象实现了信息化的管理,其实质还是“信息孤岛”。所以企业实施信息化/ERP的重点工作就是要建立资金流对于物流过程的信息集成控制系统,其实质是将企业按照职能块划分的业务管理,转变为按流程划分的业务管理。
材料管理与计划管理
企业要提高利润率,就要降低成本,因为产品成本中材料成本所占比率一般大于75%,所以生产制造的物料存货管理就十分重要。
企业对库存管理、物料管理的重视程度也在提高:以往仓储部门的老弱病残、关系户都不见了,有些企业物料组织管理表面上也做得很好,企业仓库管理很好、台账很清楚、货物码放整齐、盘点准确,但是断货和积压现象依旧不断出现。问题的根源是存货的管理是动态过程,而目前的管理和信息还是孤立的静态的。要解决根本问题,就要使所有物流信息集成起来,管好物流的过程。
制造管理是企业物流综合资源的协调和管理,包括仓库的存货数量、采购的在途数量、销售、生产的已确认分配数量、车间在制数量/工序库存数量、待检验数量、已出库数量,还有资金占用情况等。各种数据相互关联、协同变化的动态数据管理转变了传统的企业计划管理方式。通过物料需求计划(MRP)系统达到是销、产、供物料信息集成,使生产过程既不出现短缺,又不积压库存,力争做到“不多不少不早不晚”的理想境界,实现了资金流与物流的信息集成,提高了企业整体效益。
企业进行ERP管理的一个要点是必须按照部件组织物料和生产,千万不能按照计划台套组织物料和生产。计划经济的产物不能灵活适应市场需求的变化,往往会导致存货物料的上升。
我们一再提到信息集成,这是管理信息化必要特点。ERP的实质是两个方面的信息集成,一是资金流对物流过程的集成,另一方面在制造环节存货和物料变化过程之间的集成。
供应链存货管理
企业的生产和营销计划更多是由市场决定的。因为为了追求生产计划与市场营销计划的“不多不少不早不晚”,光有内部管理自然不够,还应注重外部管理。必须做好对上下游企业存货情况的了解,才能准确地制定计划,保持产销通畅,这就是供应链的衔接问题。企业既要避免断货恐慌,又不能造成库存积压。客户的消费心理变化越来越快,产品的生命周期也越来越短,小到手机大到大汽车的款式都在迅速更新,消费差异性的变化加上各种各样的不确定因素(如供应商的供货是否及时、服务商的运输是否到位、客户要求的变化等),都会造成安全库存的积压。供应链信息化管理系统就是为了更快的了解变化、更快的准确补货、更快的调整库存……在供货服务水平不降低的情况下,降低安全库存,提高周转能力和经营效益。
因为供应链信息不畅,造成某保暖内衣企业北京分公司旺季产品积压。去年圣诞节该公司进货15万元,之后又进了3次共45万元保暖内衣。谁知去年北京暖冬,圣诞节那天最冷,新进的4批保暖内衣没有销售出去,在加上零售商原有的40万元库存,共导致了100万元的积压,只能第二年半价甩货,损失惨重。如果该公司能尽早了解到第一批15万元货品和零售环节的40万元存货还没卖掉,就不会随后多次进货,正是因为没有及时了解前端经销商存货信息,才导致了严重积压。
供应链中的不确定性导致存货风险。不确定性的构成包括材料供应商库存的不确定性、物流等服务商响应能力的不确定性、客户(订单)需求(when / how many)的不确定性的影响大。这些不确定性的压力都集中在安全库存。SCM的核心问题就是用IT手段降低不确定性,用信息替代库存。如何做到有效的供应链管理,原则是产品不卖到最终消费者手里就不能视为有效销售,必须保持整个链条的畅通。
市场竞争的态势越来越严峻,这就要求企业进行供应连链管理,提高周转能力。在一些消费品行业价格激战的背景下,如果没有周转能力做支撑,企业很难立于不败之地。
财务预算与资金管理
规范化企业的基本运作要求预算、决算,要求财务运作能够有效体现管理水平和经营风险,尤其一些民营企业会同时办多个厂,更倾向于实现资金和资本的管理。对于投资者而言,投资管理的一些常见控制点包括资金的运用分析、资金的趋势分析、资本的投资回报分析等。信息化可以帮助企业实现有效的财务预算与资金管理,财务管理是信息化的基本要素。
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